為何要保存紀錄

-- 稅務條例規定必須保存足夠的紀錄（英文或中文），以確定應評稅利潤。 所有紀錄須由交易日期起計保留 7 年。未能保存足夠的紀錄即屬違法，最高可被罰款 100,000元。

保留你的紀錄

-- 必須由有關交易日期起 計保留最少  7 年。就算結束營業，仍有責任繼續保留有關的紀錄，直至  7 年期限屆滿為止。

-- 假如於較早的課稅年度所蒙受的虧損已為近年賺得的利潤所抵銷，最好仍然保留該些年度的紀錄，直至虧損全數抵銷的年度完結後的 7年為止。

所有業務必須保存的紀錄

-- 記錄收款及付款或收入及開支的帳簿

-- 核實帳簿中各項記錄所需的基本文件，例如憑單、銀行結單、發票、收據及其他有關的文件

-- 有關業務的資產及負債紀錄

-- 每日的收款及付款紀錄，以及有關的證明資料

-- 亦須於每年年底就有關業務的一切資產及負債，擬備紀錄，包括：

    1.  債務人和債權人清單

    2.  盤點資料

-- 從事貨物買賣的業務

    1.  必須保存有關購貨及銷貨的紀錄，其中包括所有購貨及銷貨的詳細資料。有關的發票副本必須詳列貨物及買賣雙方的資料，以便稅務局局長能核實：貨物的數量和價值和賣買雙方的身分

    2.  如有關資料沒有詳列於發票上或不甚清楚的話，可於發票上加上額外的資料，以澄清任何不明確的地方

    3.  如是經營傳統以現金進行交易的零售業務，稅務局（hkird)有寬免安排

         可以毋須保存所有出售貨物的指定詳細紀錄。不過，仍須保存購貨的詳細紀錄，並記錄在業務方面每日所有的收款及付款的詳細資料

         必須於會計年度結束時，擬備及保存列明數量及價值的存貨表（連同為擬備存貨表所作的盤點存貨紀錄）

--  提供服務的業務

     必須備存所有有關服務的詳盡資料紀錄，以便稅務局hkird核實該業務每日所記錄的收入和開支款項。所收取的服務費及成本需能透過帳簿及收支帳得以追查

怎樣保存你的紀錄

-- 用文件記存方法

   是指保存所有銷貨及購貨的發票，以及所有的支票存根、銀行存款單及銀行結單。這些文件會作為現金簿記項的基準。

-- 用電腦記存方法

   就算利用電腦保存紀錄，仍須保存原本文件，例如：支票存根、發票、銀行存款單及銀行結單，以證明收入及開支。可以將資料複印入電腦內，或定時將重要的資料用文件方式印出來

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